Dialog lägger grunden för bättre upphandlingar
2010-01-25

En bättre dialog mellan beställare och leverantörer kan förenkla för små företag att delta i offentliga upphandlingar. Det var en av slutsatserna under en paneldiskussion vid ett seminarium om offentlig upphandling som arrangerades av IT&Telekomföretagen, Stockholm IT Region och Kista Science City.

I januari 2008 trädde en ny lag om offentlig upphandling i kraft som bland annat syftar till att öka transparensen. De nya reglerna, kombinerat med en allt större juridisering av området, har lett till att offentliga myndigheterna blivit oerhört noggranna i sina upphandlingar, menade Hans Sundström, jurist vid Kammarkollegiet, som inledde dagens seminarium.
– Risken att utsättas för en överprövning har gjort att man idag följer varje regel närmast minutiöst, sa Hans Sundström.
Speciellt små företag ser också upphandlingarna som krävande och tungrodda. Något som också visades genom en enkel handuppräckning under seminariet. Majoriteten av åhörarna tyckte upphandlingsförfarandet var onödigt krångligt och många hade också avstått fatt delta i en upphandling av detta skäl. Ett elektroniskt stöd i inlämningsprocessen hoppas Kammarkollegiet ska förenkla för mindre företag när det lanseras senare i år.


Panelen

I seminariets paneldiskussion deltog bland andra Anders Sundström, founding partner vid Sunstone systems. Han menade att kunskapsnivån i små företag måste höjas vad gäller offentlig upphandling.Fotograf: Anders Broberg
– Vi har en läxa att göra. Jag tror inte att ytterligare förenkling kommer att hjälpa småföretagen. Vi måste lära oss reglerna och sedan vara mycket noggranna, sa Anders Sundström.
Inte heller Eva-Lotta Löwstedt Lundell, inköpschef SVT, såg ett elektroniskt stöd som den bästa lösningen.
– Samma fel kommer att fortsätta att begås men nu elektroniskt istället. Det är viktigare med en ökad dialog. Vi måste vända oss bort från juridiken och matematiken, och mot att skapa ett förtroende i våra relationer. Dit kommer vi inte med elektroniska system, sa Eva-Lotta Löwstedt Lundell, inköpschef SVT.
Trots att området är kringgärdat av hårda regleringar så finns det utrymme för att bygga relationer mellan beställare och leverantör, menade hon. Närmare relationer kan leda till vidare förståelse, bättre affärer och troligen färre överprövningar.

En bättre dialog bäddar också för en högre kvalitet i själva upphandlingen där beställarens kompetens kan förstärkas, menade Anna Caracolias, VD för Adimo.
– Det enda sättet för mig som småföretagare att överleva är att leverera tjänster av hög kvalitet som träffar rätt. Men då måste jag veta vilka behov som beställaren har och för det krävs en ökad dialog, sa Anna Caracolias.


Anna Caracolias, Adimo och Anne Marie Fransson, IT&Telekomföretagen

Panelen ombads också att ge förslag på vad de helst ville förändra i dagens upphandlingssystem.
– Det vore bra om vi kunde ta bort rädslan för överprövning. Då skulle vi slippa underlag som är formulerade för att undvika ett juridiskt efterspel och istället få underlag fokuserade på själva inköpen, sa Anders Sundström.
Johan Särnquist, CIO Nacka kommun, höll med om att underlagen kan bli väl komplicerade.
– Vi lägger väldigt stor vikt vid att underlaget ska vara "vattentätt" och det gör att de lätt blir baktunga. Något som faktiskt drabbar oss likväl som leverantören som vill lägga ett anbud, sa Johan Särnquist.

Eva-Lotta Löwstedt Lundell pekade i sin tur på hur de upphandlande myndigheterna är organiserade. Upphandlingen borde inte vara en uppgift för myndighetens chefsjurist men vara mer affärsorienterad.

Att dela upp stora upphandlingar i mindre bitar kan dessutom öppna för fler småföretag, menade Anders Sundström. En sådan uppdelning trodde han skulle ge fler tillfällen till affärer. Men Kammarkollegiets Hans Sundström menade snarare att en uppdelning skulle minska antalet offentliga inköp eftersom de mindre myndigheterna inte har resurserna att göra sina egna upphandlingar.

Avslutade diskussionen gjorde Ann-Marie Fransson genom att lyfta den kulturskillnad som finns i det privata näringslivet där relationerna är mer i fokus. Att det finns en rädsla för dialog inom offentliga myndigheter, höll också panelen med om.
– Visst finns det en rädsla hos myndigheter för kontakterna med leverantörerna. Men att protokollföra alla möten och göra dem tillgängliga för samtliga är ett enkelt sätt att vara öppen. För oss som upphandlande myndighet handlar det också om att stärka vårt självförtroende och att bygga upp en affärsmässig kompetens, sa Eva-Lotta Löwstedt Lundell.

Seminariet arrangerades av IT&Telekomföretagen, Stockholm IT Region och Kista Science City.

Fotograf: Anders Broberg och Annica Englund